Wat maakt de ene zorginstelling nu beter in innoveren dan de andere? Dat is een vraag die ons bij het Conforte Innovatielab eigenlijk dagelijks bezig houdt.
De ene instelling is succesvoller met innovatie bezig dan de andere. Daar zijn meerdere factoren bij betrokken maar de innovatievolwassenheid speelt volgens ons een belangrijke rol. Hoe beter innovatie ingebed is in de organisatie, hoe effectiever het resultaat natuurlijk. Logisch natuurlijk want om van die succesvolle pilot naar grootschalige implementatie te komen heb je nu eenmaal de hele organisatie nodig.
Inzichtelijk maken hoe het met de innovatievolwassenheid staat kan helpen bij het verbeteren van de innovatiekracht van een instelling. Gebaseerd op modellen voor ‘UX maturity’ (user experience maturity, ofwel volwassenheid in het inbedden van de kwaliteit van gebruikservaring voor een product of dienst) is in deze blog een toepassing op innovatie in de ouderenzorg te vinden. Het doel is om je te helpen begrijpen in welke fase jouw organisatie zich bevindt en je te helpen naar de volgende fase.
De verschillende stadia voor innovatie volwassenheid zien er zo uit:
Fase 1. Innovatie is praktisch afwezig
Innovatie is duidelijk geen prioriteit in dit stadium. Er is geen of zeer beperkte capaciteit beschikbaar en praktisch geen externe input of ervaring beschikbaar op het gebied van innovatie. Zorginstellingen die zich in crisismodus bevinden of net uit een crisissituatie komen zitten vaak in deze categorie. Er is wellicht wel een besef bij een deel van de organisatie dat dingen anders moeten maar zonder concrete handvatten is het lastig veranderen.
Herken je dit beeld?
Oef, dit is niet zo’n beste plek om te zijn.
Maak innovatie onderwerp van gesprek bij de veranderaars en beslissers in de organisatie (let op: dat zijn niet per definitie managers en directieleden). Begin met een procesinnovatie of het toepassen van een product dat volwassen en veelgebruikt is. Processen aanpassen is vaak een stuk minder complex dan het implementeren van nieuwe technologie en kan tot veel verbetering leiden. Daarnaast kun je zo beter worden in veranderprojecten. Laat je niet door leveranciers verleiden om spiksplinternieuwe technologie in te voeren. Daar is je organisatie waarschijnlijk helemaal nog niet klaar voor. En daarbij heb je toch waarschijnlijk het budget niet om na een eventuele pilot door te pakken.
Fase 2. Innovatiemethodes worden ingezet voor pilots en het aanpakken van knelpunten
Zorginstellingen in deze fase hebben innovatie in ieder geval in woord belangrijk gemaakt. Het woord staat in beleidsstukken en kwaliteitsplannen en er gaan een paar enthousiaste verhalen over mooie pilots de ronde.
Als we verder inzoomen blijkt de pilot vaak nog wel het maximaal haalbare in deze fase, zeker in het begin. Dat komt onder andere omdat pilots vaak nog oplossings gedreven zijn in plaats van probleem gedreven.
Goed is het groeiende bewustzijn van het belang van innovatie. De beschikbare capaciteit is in veel gevallen nog (zeer) beperkt en het gaat vaak niet eens om fulltime rollen. Innovatie is in deze fase nog het domein van enkele mensen binnen organisatie. Qua activiteiten gaat het vaak om losse projecten in kwaliteitsplannen die niet altijd zijn aangesloten bij de dagelijkste praktijk en problematiek, en afhankelijk van potjes en subsidies. Ook gaat veel van de beschikbare innovatie naar innovaties gericht op welzijn en niet per se naar anders en efficiënter werken.
Is dit jouw zorginstelling?
Een goed begin is het halve werk. De makkelijke helft zit er alleen wel op helaas. Nu wordt het tijd om voorbij de pilot te denken. Zorg ervoor dat er een innovatieplan komt dat past bij de bredere organisatiestrategie en uitdagingen. Daarnaast wordt het tijd om de organisatie van innovatie te professionaliseren. Blijf bouwen aan een netwerk van mensen die onderdeel zijn van de oplossing.
Innovatie wordt voor meer mensen prioriteit als het een oplossing kan bieden voor urgente uitdagingen. Steek voldoende tijd in het samen analyseren van de belangrijkste processen om tot een goed begrip van de knelpunten te komen. Samenwerken is echt het toverwoord in deze fase.
Dit is ook de fase waarin bestuurders hun nek moeten gaan uitsteken. Innoveren is nooit helemaal zonder risico en de lasten gaan nu eenmaal voor de baten uit. Investeren moet. Anders wordt het heel erg ingewikkeld om verder te komen dan procesverbeteringen.
Fase 3. Innovatie wordt onderdeel van de organisatieprocessen en -strategie
Innovatie wordt langzaam steeds breder gedragen binnen de organisatie in deze fase. Steeds meer organisatie onderdelen raken betrokken bij innovatie. Zowel medewerkers in de primaire zorgprocessen als ondersteunende diensten beseffen dat ze een integrale rol spelen in het voor elkaar krijgen van succesvolle veranderingen.
Er wordt gewerkt aan een coherente (innovatie)strategie met een toegewijd team met een afgebakend budget en duidelijke verantwoordelijkheden. Verschillende fases in het innovatieproces vragen om verschillende rollen en type mensen, organisaties in deze fase snappen dat en acteren daar ook naar.
Zorginstellingen in deze fase gaan innovatie zien als een onderdeel van de grote transformatie die onze ouderenzorg door moet de komende jaren.
Herkenbaar?
Kijk, nu komen we ergens. Dit is de fase waar het echt interessant wordt en echte impact binnen handbereik ligt. Het professionaliseren van innovatieprocessen, -teams en -plannen is een van de belangrijke prioriteiten in deze fase. Dat betekent wel dat het vrijblijvende (en soms creatieve) karakter van innovatie meer naar de achtergrond verdwijnt. Innoveren is meer dan knelpunten opsporen en relevante diensten of producten testen. Innovatie wordt steeds minder het domein van enkele mensen maar steeds meer de verantwoordelijkheid van een veel bredere groep medewerkers. Dat is een mooie ontwikkeling maar betekent vaak wel dat de zaken niet meer zo snel gaan als je hoopte. Geen nood, dit hoort er bij. Hoe meer ervaring jij en je organisatie opdoen, hoe beter en sneller jullie worden.
Nu is de tijd jezelf af te vragen hoever je wilt of kunt gaan. Veel van de uitdagingen in de ouderenzorg zijn alleen op te lossen met andere partijen in de (zorg)keten. Ga je daar op focussen of is het misschien relevant om productontwikkelaars te helpen door mee te denken bij de ontwikkelingen van innovatieve producten of diensten in de zorg? De horizon waar je naar kijkt komt steeds verder te liggen. Maak daar goed gebruik van.
Fase 4. Innovatie is onderdeel van de organisatiecultuur
Innovatie in je DNA, dat is wat instellingen in deze fase hebben. Ze zijn bezig met continue verbeteren, vernieuwen en innoveren. Deze fase is überhaupt op weinig bedrijven van toepassing, laat staan voor ouderenzorginstellingen die de afgelopen jaren vaak met andere zaken bezig zijn geweest. Instellingen in deze fase zijn in verregaande mate gedigitaliseerd, hebben grip op hun processen en zijn gedisciplineerd en gefocust in hun innovatieprocessen.
Hoe beter je bent in innoveren, hoe verder je vooruit kunt kijken en kunt anticiperen op ontwikkelingen. In deze fase kijk je misschien wel 5 tot 10 jaar vooruit.
Werk jij bij zo’n organisatie?
Dan willen we graag een kop koffie met je drinken. Jou hoeven we echt niets uit te leggen over innovatie, maar we willen wel graag van je leren.
Innoveren is transformeren
Eigenlijk zou iedere ouderenzorginstelling tenminste in stadium 3 moeten zitten. Onze uitdagingen zijn groot. We zijn het aan onszelf en zeker aan onze cliënten verplicht zijn om naast het keiharde en liefdevolle werk dat dag in dag uit gedaan wordt net zo hard te werken aan de toekomst. Die toekomst is onzeker, vaak spannend en soms misschien ook wel een beetje eng. Structureel innoveren is van onschatbare waarde in het navigeren van die toekomst.
Binnen het Conforte Innovatielab hebben we de tools, expertise en steeds meer ervaring om ook jouw zorginstelling verder te helpen op het gebied van innovatie. Succesvol veranderen begint met eerlijk zijn over je huidige capaciteiten volwassenheid. Bovenstaand model kan je daarmee helpen. Dan doen we samen de rest.