Innoveren organiseren moet je leren

Gepubliceerd door Timme Hovinga op

Innoveren kun je leren schreef ik eerder al. Innoveren moet je echter ook goed organiseren om succesvol te zijn. Daarover gaat deze blog.

Spoiler alert: er is geen ultieme manier die tot gegarandeerd resultaat leidt. Het eerlijke verhaal is natuurlijk dat maar heel weinig organisaties (binnen of buiten de zorg trouwens) echt goed zijn in het organiseren van innovatie. Wel zijn er wat mij betreft enkele ingrediënten waar iedere organisatie die serieus wil innoveren rekening mee moet houden. Op basis van mijn ervaringen met het Conforte Innovatielab zie ik de volgende zaken als noodzakelijk.

De ingrediënten:

– Een coherente strategie met focus

– Een team met een duidelijke verantwoordelijkheid

– Een transparant innovatieproces en de discipline om je daaraan te houden

– Het op orde hebben van de ‘secundaire innovatieprocessen’

– Het borgen en organiseren van projectmanagement

Een coherente strategie met focus

Het organiseren van innovatie begint met het hebben van een duidelijke strategie. Als het goed is heeft iedere organisatie een duidelijk beschreven doel en is het helder wat innovatie daaraan bij kan dragen. In de praktijk is dat echter vaak niet het geval. In ieder geval niet op een manier die helpt bij het maken van keuzes. Het hebben van een duidelijke strategie helpt namelijk bij het ‘nee’ zeggen tegen zaken die niet in die doelstellingen passen. Op het moment dat je een duidelijke strategie hebt kan niet iedereen maar doen waar hij of zij zin in heeft. Dat betekent ook dat waarschijnlijk niet iedereen het vanaf het eerste moment eens is met een strategie. Prima, laat maar gebeuren. Een coherente strategie opstellen die zorgt voor focus kost tijd en dwingt tot kiezen. Niet alles kan nu eenmaal.

Als die strategie er is kan ook bepaald worden welke rol innovatie daarin te spelen heeft. Wil je bijvoorbeeld voorop lopen met het testen van hagelnieuwe technologie? Dat vraagt om een andere aanpak dan wanneer je de focus op procesverbeteringen legt en je juist zoveel mogelijk eigenaarschap bij de verschillende locaties moet hebben.

Dus let op; een goede strategie brengt de wensen in lijn met de beschikbare middelen. De strategie mag wel ambitieus zijn, maar als deze te ver afstaat van wat met de beschikbare middelen (of je ze nu al hebt of niet) haalbaar is, leidt dat vooral tot teleurstelling.

Een team met een duidelijke verantwoordelijkheid

Innovatie is een complexe verantwoordelijkheid met veel verschillende taken (daarover later meer) die je niet in je eentje van achter een bureau uitvoert. Het onderzoekende stuk van het innovatieproces vergt andere capaciteiten dan het meer projectmatige implementatie stuk. Daar horen ook andere mensen met andere kwaliteiten bij. Denk dus goed na hoe je het team, dat verantwoordelijk is voor wat jij (en de strategie) met innovatie wil bereiken, samenstelt. Wellicht dat je buiten de zorgsector op zoek moet naar mensen met de juiste ervaring om een innovatieteam te versterken. Als je een huis gaat bouwen doe je dat toch ook het liefst met mensen die dat eerder gedaan hebben? Dus waarom zou je innoveren als organisatie helemaal zelf willen uitvinden?

Vervolgens moet een innovatieteam een duidelijke verantwoordelijkheid hebben en de autonomie om die verantwoordelijkheid uit te voeren. Dat betekent dat dit team moet kunnen bepalen welke innovaties wel of niet opgepakt worden en de beschikking moet hebben over het budget om ook echt aan de slag te gaan. Dit moeten ze natuurlijk samen met de rest van de organisatie doen, maar uiteindelijk moet iemand eigenaar zijn van het innovatieproces in een organisatie.

Een transparant innovatieproces en de discipline om je daar aan te houden

Elk innovatieproces ziet er ongeveer hetzelfde uit. Je zoekt uit wat belangrijk is, bedenkt mogelijke oplossingen, test deze en vervolgens implementeer je het beste idee (en/of begint het proces weer opnieuw). Daar kun je weken over debatteren (heerlijke bezigheid overigens), maar daar gaat het hier niet om. Het punt dat ik wil maken is dat een organisatie een duidelijk en transparant innovatieproces moet hebben en zich daar aan moet houden.

“He? Maar innovatie is toch een creatief proces dat zich niet in een vastomlijnd proces laat vangen?” Hoor ik je dan zeggen.

Dat klopt, maar het betekent niet dat je niet gedisciplineerd zou moeten zijn. Een duidelijk proces maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor anderen om te plaatsen waar je mee bezig bent. Het zorgt ook dat uitlegbaar is waarom het starten van een pilot met een bepaalde technologie, zonder uit te zoeken wat precies de behoeften zijn, misschien niet de meest effectieve manier is om te innoveren. Daarbij kan een duidelijk proces helpen met afdwingen dat er ook daadwerkelijk iets gebeurt met pilots die succesvol zijn, het vervolg kun je namelijk al beschrijven in het proces zodat dit voor iedereen duidelijk is.

Een proces dat je daadwerkelijk gebruikt laat zich ook weer verbeteren, niet onbelangrijk als je met innovatie aan de slag gaat. De kans dat je het de eerste keer gelijk goed doet is namelijk niet zo groot. Geen probleem, als je maar bewust blijft van mogelijke verbeteringen.

Het op orde hebben van de ‘secundaire innovatieprocessen’

Innovaties kunnen rekenen op veel warme aandacht in de zorg. Daar moeten we heel blij mee zijn. Wat we echter niet mogen vergeten is dat goed innoveren een hoop dingen vraagt van een organisatie die zich niet zo mooi laten vatten in een filmpje zoals de sociale robots en slimme brillen. Er is vast een goede term voor maar ik beschrijf ze hier als de secundaire innovatieprocessen. Dit zijn de processen die de verantwoordelijkheid zijn van het innovatieteam, die wél te maken hebben met innoveren, maar níét tot het kernproces behoren. Vergelijk het met een teamleider die moet zorgen dat haar team goede zorg kan leveren maar daarnaast ook moet roosteren, overleggen moet plannen, communiceert met familie en bepaalde kwalitieitsverbeteringen moet initiëren.

Zo is het ook met innovatie. Naast dat projectmanagement goed geregeld moet zijn, moet er bijvoorbeeld bepaald worden welke innovaties wel en niet worden opgepakt (en waarom en hoeveel) en moet er gecommuniceerd worden met alle belanghebbenden in de organisatie (stakeholder management). Dit zijn onder andere ook activiteiten die onder innovatiemanagement vallen.

Dit zijn ook precies het soort processen waar ervaring hebben met innovatie zich terug betaalt. Je niet bewust zijn van deze processen kan leiden tot een gevoel van vastzitten zonder dat je de vinger kunt leggen op wat er nu precies niet goed gaat. Zorg dus dat je aan de slag gaat met deze belangrijke onderdelen van innovatie.

Het borgen en organiseren van projectmanagement

Hoewel innoveren wat mij betreft een proces is en geen project, kun je niet zonder goed projectmanagement als je serieus wilt innoveren. Een experiment of pilot moet een organisatie helpen tot en met het punt: ‘willen wij als organisatie deze innovatie structureel inzetten?’. Daarna volgt een implementatietraject dat er fundamenteel anders uitziet.

En daar heb je goede en betrokken projectmanagers voor nodig. Projectmanagers die zich eigenaar gaan voelen van hetgeen dat geīmplementeerd moet gaan worden en idealiter al betrokken zijn geraakt tijdens het eerste stuk van het innovatieproces. Hier valt nog veel te verbeteren. Enerzijds is de overdacht van pilot naar implementatie een aandachtspunt en aan de andere kant is de beschikbaarheid van projectmanagers voor implementatietrajecten in veel gevallen een uitdaging.

Het goed organiseren van projectmanagement om opvolging te kunnen geven aan succesvolle pilots is wat mij betreft een van de absolute randvoorwaarden om te kunnen innoveren met impact in de (ouderen)zorg.

Waar moet je in hemelsnaam starten dan?

Met een goed en groot team, een duidelijk doel en genoeg geld is het vast makkelijk innoveren. Die luxe hebben de meeste zorgorganisaties

natuurlijk niet. Daarnaast heeft iedere organisatie zijn eigen geschiedenis en zijn de zaken nu eenmaal georganiseerd zoals ze dat vandaag de dag zijn. Het ‘starten’ met innovatie is ook meestal niet het probleem, iedere zorgorganisatie is er wel mee aan de slag. Waar je ook vandaan komt, in actie komen is de belangrijkste eerste stap.

Wat iedere organisatie die met innovatie succesvol wil zijn volgens mij aan zichzelf verplicht is, is het scheppen van een coherent verhaal, het stellen van realistische doelen en het serieus nemen van de plek aan de tafel die innovatie verdient. Dat moet iedere organisatie kunnen. Het maakt innoveren echt niet per se makkelijker, maar moet wel helpen met het goed organiseren van innovatie en in beweging komen.

Categorieën: Blog