Slimmere processen; geen robots, wel innovatie

Gepubliceerd door Timme Hovinga op

Bij innovatie in de ouderenzorg wordt al snel gedacht aan zorgrobots en slimme brillen. En hoewel technische producten voor belangrijke verbeteringen kunnen zorgen wordt er ook ontzettend veel geïnnoveerd op procesniveau. Dat mag je dan best verbeteren of vernieuwen in plaats van innoveren noemen maar feit is dat er enorm veel te verbeteren is, tegen lagere kosten, door te kijken naar hoe processen slimmer kunnen.

Binnen de samenwerking van het Conforte Innovatielab zijn we veel bezig met juist die verbeteringen op procesniveau. We willen de inzichten die we opgedaan hebben graag met iedereen delen. Want hoewel elke context zijn unieke kenmerken heeft zijn veel uitdagingen vergelijkbaar.

Disclaimer: de kans dat je de inspiratie uit dit overzicht zonder discussie zelf kunt inzetten is praktisch nul. Om mensen te laten veranderen zullen ze moeten inzien dat ze in een situatie zitten die beter kan en dat de voorgestelde verbetering wellicht een oplossing is. We raden aan om, zoals altijd, eerst de uitdagingen helder in kaart te brengen voordat je overgaat tot verbeteringen voorstellen.

Drukte in het ochtendproces? Onduidelijkheid over wie wat doet? Veel tijd kwijt aan dezelfde dingen? Misschien dat deze inzichten jullie ook helpen!

Samenwerken met disciplines buiten het verpleeghuis.

Een verpleeghuis is geen systeem op zich. Er wordt enorm veel samengewerkt met mensen en disciplines buiten de muren van het de instelling. Die externe partijen denken vaak vanuit hun eigen discipline, begrijpelijk maar niet ideaal.

Zo hebben sommige bewoners nog een eigen huisarts of apotheek (zeker in woonzorgcentra). Dit levert situaties op waarbij elke ochtend meerdere huisartsen gebeld moeten worden, en er met apotheken die soms weinig ervaring hebben met verpleeghuizen gewerkt moet worden. Bij de intake van een bewoner kan voorgesteld worden om te wisselen van huisarts en apotheek zodat de situatie zo overzichtelijk mogelijk blijft vanuit het verpleeghuis. Dit scheelt weer verschillende systemen om in te werken en de foutkansen die daarbij komen kijken bijvoorbeeld.

Wat we ook al meerdere keren zijn tegengekomen is dat de timing van de kapper die langskomt erg ongelukkig kan zijn. In plaats van om het schema van de kapper heen te werken kunnen er ook andere afspraken gemaakt worden met de kapper. Dit kan een positieve impact hebben op de drukte die ervaren wordt in het ochtendproces.

Wie doet wat en hoe?

De zorg is mensenwerk. Iedere bewoner heeft een eigen manier van doen en ook medewerkers benaderen situaties soms anders. We zien vaak situaties ontstaan waarin niet meer duidelijk is wie wat nu precies doet en hoe. Meer rapporteren is niet de oplossing, beter op de hoogte zijn van elkaar wel.

Een goede manier om te weten wie wat doet, en inmiddels een Innovatielab Klassieker, is het inzichtelijk maken van hoe een typische dag eruit ziet met alle taken van iedereen erbij. Met een groep medewerkers van alle disciplines natuurlijk. In vrijwel elke situatie heeft dat tot onderlinge inzichten en verbetervoorstellen geleid.

Bewoners wisselen soms van locaties binnen instellingen, bijvoorbeeld omdat een indicatie wordt aangepast en ze naar een andere afdeling verhuizen. Door kort voor zo’n transfer een paar uur mee te lopen kan het ‘ontvangende’ team een goed beeld krijgen van hoe de huidige zorgverlening voor een bewoner eruit ziet. Wat vindt de bewoner fijn? Waar is deze aan gewend? En wat kan de bewoner nog prima zelf? Allemaal voorbeelden van vragen waar op deze manier een antwoord op gegeven kan worden.

Door het wisselen van de diensten en medewerkers is het lastiger om de structuur op de afdeling te behouden. Zorgroutes bieden al uitkomst, het maken en bijhouden van een planbord is een aanvulling die als prettig wordt gezien in onze ervaringen.
Op zo’n planbord wordt aangegeven welke extra taken er zijn en waar de medewerkers wel of niet aan toe komen tijdens hun dienst. Dit biedt structuur voor de overdracht en kan ook duidelijkheid bieden voor flexmedewerkers of tijdelijke krachten.

Tijdelijk personeel zo snel mogelijk aan de slag

Het liefst werkt iedereen natuurlijk in vaste teams die goed op elkaar ingespeeld zijn. In de praktijk is dat helaas niet altijd haalbaar. Gelukkig is er flexibel personeel beschikbaar wanneer dat nodig is. Zij kennen echter de specifieke context van een verpleeghuis niet zo goed als de vaste medewerkers. Dit kan leiden tot miscommunicatie en veel verloren tijd.

Een Quickstartguide voor invalkrachten kan hierbij helpen. De belangrijkste informatie, veel gestelde vragen en handige tips kunnen samengevat worden in een document of filmpje dat bekeken kan worden aan het begin van de dag. Zo kan de invalkracht sneller ingewerkt raken en hoeft dit minder tijd te kosten van andere medewerkers.

Communicatie

Het is misschien wel niet echt een proces en het gaat nog minder over innovatie maar we komen communicatie als onderwerp zo vaak tegen dat we het niet onbenoemd willen laten.
Goed communiceren is noodzakelijk om überhaupt goed te kunnen functioneren als team, laat staan om te veranderen en innoveren. Hieronder een paar inzichten die we opgedaan hebben tijdens onze trajecten.

Het inzichtelijk maken van informatiestromen kan al veel verheldering brengen. Door te visualiseren hoe informatie van behandelaren bijvoorbeeld bij een overleg of bij de cliënt terecht komt kun je al veel leren over de informatieketen.

In die informatiestromen komen we op verschillende plekken tegen dat dag en nacht medewerkers onderling weinig communiceren. Beide teams hebben totaal verschillende ervaringen met de bewoners en werken op een andere manier om de juiste zorg te bieden. Overdag kan een tafel in de kamer handig zijn naast het bed van de bewoner maar in de nacht kan de bewoner er tegenaan vallen. Door de nacht medewerkers mee te nemen in de besluiten die overdag gemaakt worden, kan de kwaliteit van zorg zowel in de dag als de nacht geborgd worden.

Bij het Innovatielab zijn we echt geen fan van meer rapporteren. Wat we wel als belangrijk zien is duidelijk weten wat waar vastgelegd wordt als het toch moet. Relevante observaties of afspraken die gemaakt worden met bewoners of familie worden soms niet of nauwelijks vastgelegd. Zonde natuurlijk, als deze informatie later nodig blijkt te zijn. Spreek daarom goed met elkaar af hoe je de bestaande systemen gebruikt om vast te leggen wat relevant is.

Familie wordt niet altijd meegenomen in de ontwikkelingen en mogelijke knelpunten die spelen bij de situatie van een bewoner. Als er bijvoorbeeld een kledingkast voor een sensor staat en die wordt verplaatst zonder dat familie dit weet zullen ze deze zelf weer terug zetten bijvoorbeeld. Door de familie uit te leggen waarom een bepaalde handeling gedaan wordt en wat dat oplevert voelen zij zich meer betrokken en hebben ze meer begrip voor de situatie.

Tot slot

De inzichten die we opgedaan hebben in een deel van onze trajecten zijn allemaal gedaan met medewerkers van verschillende teams bij verschillende zorginstellingen. Soms is tot een gezamenlijk inzicht komen net zo belangrijk als het daadwerkelijke inzicht. Maak van een verbetertraject daarom altijd een groepstraject. Gebruik de inzichten uit dit overzicht als inspiratie, probeer ze uit en implementeer ze, maar alleen als ze een daadwerkelijk probleem kunnen verlichten.

Ook aan de slag in je eigen context? Download ons handboek onderzoek of neem contact met ons op.

Categorieën: Blog