Een pilot als eerste stap naar implementatie. Toch?

Gepubliceerd door Timme Hovinga op

Pi*lot.
Zelfstandig naamwoord
1. Een eerste en tijdelijke, of niet zo tijdelijke, inzet van iets nieuws om kennis op te doen over de effectieve inzetbaarheid ervan
2. Grijze gebied tussen experiment en implementatie, doelstelling vaak onduidelijk

Iedereen in de zorg kent ze. De pilot met nieuwe innovaties. En dan het liefst een succesvolle pilot natuurlijk. Veel aandacht van management, een mooi filmpje en blije medewerkers en bewoners. Vervolgens moet de technologie weer ingeleverd worden, gaat de spotlight uit en is het hoogst twijfelachtig of er ooit een opschaling of zelfs maar een structurele implementatie volgt. Vaak is dan ook voor de deelnemers niet duidelijk wat de looptijd zou zijn en is de ‘eigenaar’ zoek. Dit soort pilots komen we nog te vaak tegen in de ouderenzorg. Op basis van vier “lessons learned”, wil ik in deze blog uitleggen waarom, wanneer en op welke manier ik denk dat een pilot echt waardevol kan zijn.

#1 Een pilot is onderdeel van een proces, niet een doel op zich

De pilot, of experiment, of test, of proof of concept, kent vele gedaanten en doelstellingen.

Los van de exacte definitie is ‘ie volgens mij bedoeld om iets in je eigen context in te zetten op kleine schaal, om de waarde ervan te ontdekken. Zeker in een wereld waarin veel mensen zeggen dat je klein moet beginnen is zo’n pilot natuurlijk een aantrekkelijke start. En een pilot kan ook zeker een goede start zijn, als je maar helder hebt wat je precies probeert te bewijzen en wat je gaat doen met het resultaat.

Een pilot is onderdeel van een innovatieproces. Doel is aantonen of een mogelijke oplossing daadwerkelijk een probleem oplost en met welke impact.

Een experiment kan nooit het begin of het einde van een innovatieproject zijn. De basis is om helder te hebben wat het probleem is dat je zou willen aanpakken, wie daarmee te maken hebben (door goed onderzoek te doen) en wat mogelijke oplossingen hiervoor zijn. Is deze basis gelegd, dan wil je deze, voordat je ze grootschalig gaat inzetten, testen in de praktijk natuurlijk. Daarmee is een pilot ook niet meer dan een tussenstap naar het echt oplossen van een probleem. Je doel zou namelijk het oplossen van een probleem moeten zijn, niet het tijdelijk testen van iets nieuws. Het is dus een goed idee om eerste te bedenken waarom je een pilot zou willen starten.

#2 Weet wat wil je bewijzen met een pilot

Volgens mij zijn er -in grote lijnen- een tweetal redenen om een pilot te doen

  • Bewijzen dat de technologie functioneel werkt
  • Aantonen welke waarde een oplossing in een specifieke context heeft

Laten we daar wat dieper op in duiken. En dan beginnen we bij het willen bewijzen dat iets functioneel werkt. Als een product of technologie nog nieuw en/of onbewezen is, lijkt me dat een goed idee. In de context van de (ouderen)zorg echter, doen we volgens mij juist veel pilots met technologie die functioneel wel bewezen is, en, nog erger, veel andere partijen ook al een keer ingezet hebben tijdens een pilot.

Bekijken of iets wat anderen al getest hebben bij jou ook (technisch) functioneel werkt, is eigenlijk onzin. Je leert niets per se nieuws en wanneer je niet van plan bent de innovatie in te blijven zetten verspil je iedereen’ zijn tijd en geld; misschien nog wel belangrijker, enthousiasme en vertrouwen

Een andere reden om een pilot te doen is om te toetsen wat de waarde van een innovatie is in je eigen context. Dat lijkt me een zinniger reden, die de drempel naar daadwerkelijke implementatie verlaagt.

Dan gaat het namelijk niet om de technologie maar om de processen en mensen die betrokken zijn bij wat je zou willen verbeteren.

Een dergelijke pilot vraagt wel om een andere aanpak dan puur testen of te technologie werkt. Je moet dan eerst een goed beeld hebben van het huidige proces (of processen), de mensen die daarbij betrokken zijn en de voor- en nadelen van de huidige situatie. Dat doe je door goed onderzoek te doen. Alleen op die manier kun je namelijk aan het einde van een periode van werken met een nieuwe innovatie een vergelijking maken tussen werken met en werken zonder de innovatie die je wilde testen.

Binnen het Conforte Innovatielab proberen we de experimenten precies op deze manier aan te pakken. We doen, aan de hand van service design methodieken, een 0- en een 1-meting en focussen zo op het onderliggende proces dat we willen verbeteren. Het is dan overigens nog moeilijk genoeg om goede testen te doen weten we uit ervaring. Er zijn in de praktijk zoveel (contextspecifieke) details die een experiment kunnen maken of breken dat het echt loont om ervaren projectmanagers te hebben die langere tijd meewerken. Focussen op experimenten/pilots die aan een concrete behoefte lijken te voldoen en die goed uitvoeren helpt enorm bij het succesvol inzetten van beperkte middelen. 

#3 Borg vervolg

Ook heel belangrijk: een pilot is per definitie tijdelijk. Na afronding zul je moeten beslissen of je een innovatie ‘in productie’ wil nemen of niet. Die tijdelijkheid moet je goed afstemmen met degenen die de daadwerkelijke pilot uitvoeren. Als je geen voornemens hebt een innovatie grootschaliger in te zetten moet je je ernstig afvragen waarom je een pilot bent gestart. Zoals eerder al gezegd is het van groot belang om je af te vragen ‘wat als het lukt?’.

Als uit een experiment blijkt dat een innovatie waardevol is en implementatie verdient nemen we deze bij ons Innovatielab op in een portfolio dat met alle deelnemende organisaties wordt gedeeld. Zo hoeft niet iedereen dezelfde experimenten uit te voeren en kan snel een bewezen innovatie bij een knelpunt gezocht worden.

Tijdens een pilot wil je de realiteit zoveel mogelijk benaderen terwijl het niet direct gaat om een organisatie brede implementatie (met alle moeilijke vragen van dien). Dat is best een lastige balans om te bewaken. Je hebt bewegingsvrijheid nodig om te ontdekken wat wel en niet werkt en tegelijk zijn de resultaten van weinig waarde als je aan alle randvoorwaarden voorbij gaat. Het is daarom belangrijk om de mensen alvast te betrekken die eigenaar zijn van het proces dat je wil gaan verbeteren en ook de mensen waarvan je vermoed dat ze tijdens de implementatie wel eens de eigenaar zouden kunnen zijn van de innovatie (specifiek voor als het om innovaties gaat waarbij hardware en/of software in het spel zijn).

#4 Testen is heel waardevol, weet wel waarom je het doet

Ik besef me dat de termen experiment en pilot in dit stuk door elkaar gebruikt worden en daarook hetzelfde mee bedoeld worden. Dat is expres. Het gaat hier namelijk om de testen die je doet, met een bepaalde verwachte verbetering, voordat je tot definitieve implementatie en opschaling over gaat.

Pilots en experimenten kunnen enorm waardevol zijn; je moet alleen wel goed nadenken waarom je ze doet en hoe je ze aanpakt

  • Ben je van plan een experiment of pilot te doen? Stel jezelf de volgende vragen:
  • Wat wil je aantonen of uitvinden?
  • Welk proces staat er centraal en wie zijn daarbij betrokken?
  • Wat ga je doen als het werkt?
  • Wie is eigenaar

Met het Conforte Innovatielab proberen we elke dag ons steentje bij te dragen aan de kwaliteit van Zorg. We zijn continu bezig met het opdoen van ervaringen en zorgen dat deze ervaringen leiden tot succesvollere implementaties. De inzichten en ervaringen die we opdoen delen we weer met iedereen die daar wat aan kan hebben. Heb je ervaringen die je ons zou willen delen of heb je gewoon zin in een kop koffie om over innovatie (in de zorg) te kletsen? Neem contact met ons op!