Innovatie is een proces, geen project

Gepubliceerd door Timme Hovinga op

Het. Moet. Echt. Anders. Daar is iedereen het inmiddels wel over eens wanneer het over onze ouderenzorg gaat. Dubbele vergrijzing, steeds zwaardere zorg en te weinig arbeidscapaciteit. Om onze zorg werkbaar te houden zullen bergen verzet moeten worden de komende jaren en zullen we op andere manieren moeten gaan werken. Van onze werkprocessen tot het geplande vastgoed en van de verantwoordelijkheden van mantelzorgers tot de manier van samenwerken tussen organisaties, al die zaken zullen er anders uit moeten gaan zien om de zorg werkbaar te houden

Innovatie wordt vaak genoemd als een van de dingen die verlichting moet gaan brengen. Dat snap ik ook wel, innovatie klinkt immers als vernieuwing, als de dingen beter doen dan gisteren met slimme technologie en blije mensen. De realiteit is, zoals wel vaker, weerbarstig. Innovatie is moeilijk, het gaat vaak fout, de uitkomst is onzeker en roept altijd wel bij iemand weerstand op. Daarnaast is innovatie zo’n veel gebruikte term dat niemand eigenlijk meer weet wat het precies wel en niet is en geeft iedereen dus ook zijn/haar eigen lading aan de term.

In Rotterdam werken we met tien ouderenzorg organisaties samen aan innovatie in het Conforte Innovatielab. Vanuit de dagelijkse ervaring met innovatie wil ik hier delen wat er -volgens mij- voor nodig is om goed te kunnen (blijven) innoveren

Maar wat is innoveren eigenlijk?

Allereerst een definitie. En dan niet een wetenschappelijke versie, die is op Wikipedia wel te vinden. Innoveren in de ouderenzorg gaat over drie belangrijke zaken: begrijpen hoe de context werkt en wat er beter kan, uitvinden wat in welke context kan werken en het zorgen dat ‘dat’ dan ook blijft werken in die specifieke context.

Oftewel: Innoveren = Begrijpen + Uitvinden + Implementeren.

Daarmee gaat innoveren over blijvend dingen anders doen dan je gewend was. Innoveren is een structurele activiteit waar je alle facetten van een organisatie voor nodig hebt. Dat gaat (vaak) over techniek maar nog veel meer over processen, mensen en de organisatie. Innovatie de verantwoordelijkheid maken van een enkeling met de titel ‘Innovatiemanager’ zonder verdere ondersteuning is volstrekt kansloos wat mij betreft. Je kunt dan als organisatie nooit de doorbraak forceren die nodig is om echt anders te gaan werken.

Hieronder een verdere uitwerking van de verschillende fases.

Begrijpen

Dat je iets moet begrijpen voor je het kunt verbeteren lijkt zo’n open deur. Dat zou het ook moeten zijn. De praktijk leert echter dat de befaamde ‘vraag achter de vraag’ nog onvoldoende gesteld wordt. Een context en de spelers daarin begrijpen, is echt van groot belang voor het innovatieproces. Daarbij zijn weer twee zaken van belang: latente behoeften en concreet zijn.

Het lastige is dat veel zaken die beter kunnen, niet per se als een probleem op de werkvloer worden ervaren. Het gaat vaak om impliciete behoeften die niet zomaar boven komen drijven als je betrokkenen vraagt wat zij anders zouden willen. En begrijp me niet verkeerd, de mensen die zich elke dag weer met ziel en zaligheid inzetten voor onze zorg kennen echt hun eigen context wel. Om gerichter te innoveren, kunnen we gelukkig gebruik maken van passende onderzoeksmethodes en ontwerptechnieken die deze behoeftes zo concreet mogelijk boven water krijgen.
En die concreetheid is van wezenlijk belang. Een open deur als ‘rapportagedruk’ gaat in de praktijk geen goede handvatten bieden wanneer daarbij niet goed beschreven is wat met het knelpunt wordt bedoeld en wat de onderliggende behoeften zijn. Daarnaast is begrijpen wie nu precies het probleem heeft ook geen overbodige luxe.

Als het knelpunt helder is en de prioriteit ervan duidelijk kunnen we aan de slag met de volgende fase: uitvinden.

Uitvinden

Vroeger al wilde ik graag uitvinder worden. Lekker net als Willie Wortel in een schuur zitten en nieuwe dingen bedenken. 

Dat ‘uitvinden’ in de ouderenzorg gaat echter meestal niet over het verzinnen van nieuwe technologie, maar over het inzetten van wat al functioneel bewezen is. Nu iets ontwikkelen, betekent namelijk dat het pas over twee jaar op de markt is. We hebben in de tussentijd genoeg te verbeteren. Uitvinden heeft overigens net zoveel met het ‘wat’ als met het ‘wie’ en ‘hoe dan’ te maken. Technologie bestaat nooit buiten een proces en de mensen die dat proces uitvoeren. Binnen het Conforte Innovatielab is het doel van experimenten dan ook niet zozeer om te testen of een product werkt, maar om uit te vinden wat de impact is op een bepaald proces, in zowel positieve als negatieve zin.

Uitvinden gaat overigens ook over uitvinden wat er niet werkt. Dit wordt vaak over het hoofd gezien maar is net zo waardevol. Ik moet de eerste innovatie nog tegenkomen die (al is het maar in eerste instantie) niet ook nadelen heeft ten opzichte van de huidige situatie. Daar eerlijk over zijn naar de toekomstige gebruikers is zeker belangrijk voor de eventuele adoptie.

Zelfs in de Donald Duck gingen de uitvindingen van Willie Wortel vaak de mist in. Die belangrijke les over innovatie ging mijn 9-jarige zelf wel te boven overigens. 

Implementeren

En dan de moeilijkste noot om te kraken in het zorginnovatie proces. Vergeleken met implementeren lijken de andere fases af en toe wel kinderspel. Heb je net een goede pilot gedraaid met een mooi idee, kruipt de rest van de organisatie op de barricades. Controllers die je bestoken met business cases die niet uitkomen, de IT afdeling die met de grote rode AVG Vlag zwaait, bestuurders en locatiemanagers die klagen over de kosten en medewerkers die eigenlijk niet zitten te wachten op verandering. 

Allemaal zaken die je met redelijk fatsoen kon negeren tijdens de pilot, met dat kleine clubje enthousiaste mensen. Maar nu niet meer. 
“Weerstand is betrokkenheid” luidt het gezegde. De truc is hoe je die weerstand omzet in actie

Een deel van de oplossing ligt in de realisatie dat het implementatiedeel fundamenteel andere processen nodig heeft dan het begrijpen en uitvinden. Structuur, communicatie en eigenaarschap waren natuurlijk al belangrijk maar in deze fase van de wedstrijd worden ze fundamenteel.

Wat helpt is om wat van de energie, creativiteit en beweeglijkheid van het eerste deel van het innovatieproces te behouden voor de implementatiefase. Onvermoeibaar en met een glimlach aan de slag dus om alle grote en kleine vragen rond de inzet van iets nieuws te beantwoorden. Vragen als: wie deelt apparaat X uit? Wie is er verantwoordelijk voor de schoonmaak? Wie vertelt nieuwe medewerkers over dat handige product? Hoe sluiten we dat ding aan op de WiFi? 

Je zult actief op zoek moeten naar die vragen (en de antwoorden daarop natuurlijk). Vergeet er een en je hebt weer een week aan weerstand om weg te poetsen.

Dus? En nu?

Stoppen met innoveren, inpakken en naar huis.

Grapje natuurlijk. Innoveren is moeilijk maar mooi werk en verdient een structureel en duidelijk uitgesproken plek in de zorgcontext. Door innovatie als een continu proces te beschouwen en niet als een los project kan het die structurele plek krijgen.

Gezien het lange termijn karakter en juist omdat het iedereen raakt zou innoveren een onderdeel van de strategie moeten zijn.

Een strategie kan alleen slagen als de doelstellingen in overeenstemming zijn met de beschikbare middelen. Zo is het ook met innovatie. Zonder duidelijke doelstellingen, voldoende beschikbare middelen en een aantrekkelijk verhaal wordt het niets. 

Met het Conforte Innovatielab proberen we elke dag ons steentje bij te dragen aan de kwaliteit van Zorg. Heb je ervaringen die je ons zou willen delen of heb je gewoon zin in een kop koffie om over innovatie (in de zorg) te kletsen? Neem contact met ons op!


Categorieën: Blog