Nachtzorg anders organiseren
Centrale vraag
Hoe kunnen we de nachtzorg anders organiseren om meer rust te bieden voor bewoners en medewerkers?
Beschrijving van de uitdaging
Tijdens de nachtdienst zijn er minder zorg professionals aanwezig. Juist in de nacht worden de bewoners onrustig, waardoor ze uit hun bed gaan en soms ook op de gang aan het dwalen zijn. De domotica zorgt ervoor dat de zorg professionals alarmen op hun telefoon krijgen als bewoners uit bed gaan. Bij veel onrust gaan er ook veel alarmen af waardoor de zorg professionals het ervaren als spitsuur. Ze kunnen niet op alle plekken tegelijk zijn en hebben het gevoel te laat bij de bewoner te zijn. Doordat ze zich veel op de gang bewegen, springen de lichten aan en worden er meer bewoners wakker. Met gevolg dat er nog meer alarmen afgaan wat de werkdruk verhoogd. Vaak zien zij bewoners van een andere kant, dit vergt communicatie met de dagmedewerkers om te zorgen dat de juiste domotica wel of niet aangesloten is. Dit is erg moeilijk en terugkoppelingen van rapportages duren vaak lang. Om de druk te verlagen en rust te creëren, is de uitdaging anders werken en anders organiseren.
Belangrijkste knelpunten
Sensoren
- Sommige sensoren maakten geluid bij het
afgaan, waardoor bewoners wakker werden
als ze dat nog niet waren. - De knop om de sensor uit te zetten zat op
onhandige plekken (bijvoorbeeld boven het
bed, waardoor medewerkers zich ver
moesten uitrekken met het risico dat de
bewoner wakker werd). - Het was niet altijd duidelijk hoe en waar een
sensor precies neergezet moest worden,
waardoor ze niet afgingen. - Er waren erg veel bewoners die een sensor
hadden, waarbij de reden niet voor alle
medewerkers duidelijk was.
Rapportage en overdracht
- Nachtmedewerkers kregen in de
avondoverdracht niet altijd de juiste
informatie. - ‘s Ochtends verliep de overdracht chaotisch
waardoor nachtmedewerkers hun informatie
niet goed kwijt konden. - Het was onduidelijk hoe en wat er precies
gerapporteerd moest worden. - Nachtmedewerkers vertrouwden er niet op
dat ‘s avonds alle sensoren goed waren
aangezet, waardoor ze dit aan het begin van
hun dienst gingen controleren.
Relevante inzichten
Sensoren
- Met hulp van facilitair is geregeld dat nu het
geluid bij alle sensoren uit staat. - Waar het bed niet handig stond, is in overleg
met de bewoner en de familie het bed op een
andere plek neergezet, zodat nu overal de knop
goed bereikbaar is. - Er worden kleine plattegronden gemaakt van de
kamer, waarop aangegeven is waar de sensor
moet staan en met welke hoek. - Er wordt gewerkt aan een visie op nachtzorg
met criteria voor het starten en stoppen van
sensoren.
Rapportage en overdracht
- Voor de avondoverdracht is duidelijker
afgesproken welke informatie besproken moet
worden. - De ochtendoverdracht is (ook vanwege corona)
anders opgezet: niet meer alle medewerkers bij
elkaar in één ruimte voor de hele overdracht,
maar overdracht per afdeling waarna de
dagmedewerkers van die afdeling gelijk
vertrekken. - Doordat nacht- en dagmedewerkers elkaar door
het project beter kennen wordt er gerichter en
beter gerapporteerd. - Er is duidelijk afgesproken dat de avonddienst
verantwoordelijk is voor het aanzetten van de
sensoren. Daardoor hoeft de nachtdienst hun
eerste ronde niet meer te lopen, wat zorgt voor
minder onrust en geluid op de afdelingen.
Zelf aan de slag
Wat moet je vooral wel en niet doen als je hier zelf mee aan de slag zou willen gaan?
Wees kritisch op waarom welke sensoren precies toegepast worden. Dit onderzoek leerde ons dat veel sensoren meer onrust veroorzaken dan waarde opleveren.
Zorg dat de dag- en nachtteams regelmatig met elkaar in contact staan. Als dat niet het geval is leidt dat mogelijk tot uiteenlopende beelden van wat er wel en niet moet gebeuren en dat leidt weer tot spanning en onrust.
Maak duidelijke afspraken en leg die ook vast zodat voor iedereen helder is wie welke verantwoordelijkheden heeft.
Meer weten over dit project? Neem dan contact op met Wilma
Innovatielab ondersteuning
Kijk hier voor de diensten die het Conforte Innovatielab biedt. Voor dit project heeft het lab de volgende diensten geleverd:
- Kennisophaalsessie
- Knelpunten en ideeënsessie
- Overdracht projectmedewerker organisatie
Specifieke tools en templates
Kijk hier voor de tools en templates die het Conforte Innovatielab ontwikkeld heeft. Voor dit project is gebruik gemaakt van de volgende tools en templates:
- Analyse van de dag (met behulp van klantreis uit het handboek behoefte onderzoek)
- Knelpunten- en ideeënkaarten
Inzichten in innovatieproces
Het is niet erg om van je oorspronkelijke vraag af te wijken. Tijdens het project kwamen we erachter dat het moeilijk is om als nachtmedewerker een valincident te voorkomen. Wel kun je eraan werken dat bewoners niet wakker worden (een slapende bewoner heeft een veel kleinere kans op vallen). Bewustwording hiervan bij medewerkers zorgt voor een nieuwe kijk op knelpunten. Om valincidenten daadwerkelijk te voorkomen is een
multidisciplinaire aanpak belangrijk: met alle disciplines kijken naar wat een individuele bewoner nodig heeft om niet te vallen.
Medewerkers zijn trots op hun vak en willen graag zelf aan de slag met oplossingen. Tijdens alle gehouden sessies zijn we positief verrast door het enthousiasme en de betrokkenheid van medewerkers. Door goed te luisteren naar hun verhaal konden we veel knelpunten naar boven halen. Het enthousiasme hebben we geprobeerd vast te houden door de medewerkers zelf eigenaar te maken van een aantal knelpunten en de
oplossingen. En dat is bijzonder goed gegaan: alle groepjes hebben onderling via de app contact gehouden en hebben de oplossingen volledig zelfstandig uitgevoerd.
Bij procesoptimalisatie spelen logistiek, werkafspraken, technologie, communicatie en cultuur een rol. Bij het optimaliseren van een proces ligt de oplossing nooit alleen in de technologie of logistiek. Je raakt altijd aan culturele aspecten zoals communicatie, samenwerken en vertrouwen. Daarbij is ook het knelpuntenonderzoek zelf een hulpmiddel om hieraan te werken: door het project leren medewerkers elkaar kennen en hebben ze een veilige omgeving om met elkaar in gesprek te gaan. Zoals één van de
medewerkers aangaf: “ik heb het gevoel dat we beter zijn gaan rapporteren omdat we elkaar nu kennen”.
Bekijk het volledige verslag
Evaluatie
De medewerkers hebben het project als heel waardevol ervaren. Het is goed gelukt om meerdere verbeteringen door te voeren, die inmiddels de standaard werkwijze zijn geworden. Ook werd de methode van het knelpuntenonderzoek als fijn ervaren, vooral dat we niet direct naar de oplossingen zijn gegaan en dat we het project echt samen en multidisciplinair hebben aangepakt. Beide punten waren echt een eye-opener, die de medewerkers op de locatie graag willen vasthouden voor nieuwe vraagstukken.